Inventário extrajudicial em cartório: requisitos e prazos

Quando uma pessoa morre deixando bens, alguém precisa formalizar a transferência desse patrimônio aos herdeiros. Por muitos anos isso só era possível por processo judicial. Desde a Lei 11.441/2007, existe outro caminho: o inventário extrajudicial, feito por escritura pública em um tabelionato de notas. Quando a família está de acordo e os documentos estão em ordem, esse caminho costuma ser bem mais rápido que o judicial.

Mas ele não serve para todas as situações. A seguir estão os requisitos, os documentos, o imposto em São Paulo e os prazos que merecem atenção.

O que é o inventário extrajudicial

O inventário é o procedimento que levanta tudo o que o falecido deixou (bens, direitos e dívidas), paga os tributos e divide o que sobra entre os herdeiros. Na versão extrajudicial, esse trabalho termina em uma escritura pública lavrada pelo tabelião.

O art. 610, § 1º, do Código de Processo Civil diz que essa escritura vale como documento hábil para qualquer ato de registro e para o levantamento de valores depositados em bancos. Na prática, é com ela que os herdeiros transferem os imóveis no cartório de registro, os veículos no Detran e os saldos de contas e aplicações.

O procedimento é regulamentado pela Resolução CNJ 35/2007, que recebeu mudanças importantes com a Resolução CNJ 571/2024. A escolha do tabelionato é livre: a família não precisa usar o cartório da cidade onde o falecido morava ou onde ficam os imóveis.

Requisitos do inventário extrajudicial

Consenso entre todos os interessados

O primeiro requisito é o acordo. Herdeiros, cônjuge ou companheiro sobrevivente e eventuais cessionários precisam concordar com a lista de bens, com os valores atribuídos e com a forma de divisão. Se um único herdeiro discordar da partilha, a via do cartório fica fechada e a questão vai para o Judiciário.

Advogado obrigatório

O art. 610, § 2º, do CPC exige que todas as partes estejam assistidas por advogado ou defensor público, cuja qualificação e assinatura constam da escritura. Um mesmo advogado pode atender todos os herdeiros, desde que não haja conflito entre eles. Cabe ao advogado conferir documentos, calcular a partilha, orientar sobre o imposto e revisar a minuta antes da assinatura.

Herdeiro menor ou incapaz

Pela redação original do art. 610 do CPC, a existência de testamento ou de interessado incapaz obrigava o inventário judicial. A Resolução CNJ 571/2024 flexibilizou esse ponto no âmbito dos cartórios. Hoje se admite o inventário extrajudicial com herdeiro menor ou incapaz, desde que ele receba sua parte em fração ideal de cada um dos bens (sem que lhe sejam atribuídos bens específicos) e que o Ministério Público se manifeste favoravelmente. Se o Ministério Público se opuser, o caso segue para o juiz. Em São Paulo, os cartórios seguem também as normas da Corregedoria-Geral da Justiça, que detalham esse procedimento.

Inventário com testamento

A mesma resolução passou a admitir o inventário em cartório mesmo quando o falecido deixou testamento. Para isso, o testamento precisa passar antes pelo juízo competente, na ação de abertura, registro e cumprimento, com autorização expressa para que o inventário siga pela via extrajudicial. Todos os interessados continuam precisando ser capazes ou estar nas condições descritas acima, concordes e assistidos por advogado.

Dívidas não impedem

A existência de credores do espólio, por si só, não impede a escritura. As dívidas devem ser identificadas e tratadas na partilha, porque os herdeiros respondem por elas até o limite do que receberem.

Documentos que o cartório costuma pedir

A lista varia de um tabelionato para outro, mas o núcleo costuma ser este:

• certidão de óbito;
• documentos pessoais do falecido, dos herdeiros e dos respectivos cônjuges, com certidões de nascimento ou casamento atualizadas;
• certidão de casamento do falecido e pacto antenupcial, se houver, ou prova da união estável;
• certidão de busca de testamento na Central Notarial de Serviços Compartilhados (CENSEC);
• matrículas atualizadas dos imóveis e carnês ou certidões de valor venal;
• documentos de veículos, extratos bancários, de aplicações e quotas de empresas;
• certidões negativas de débitos federais, estaduais e municipais do falecido;
• declaração e comprovante de recolhimento do ITCMD, ou reconhecimento de isenção.

Imóvel rural exige também documentos próprios, como o CCIR e a comprovação de regularidade do ITR. A escritura ainda nomeia um inventariante, que representa o espólio para resolver pendências posteriores, como encerrar contas.

ITCMD em São Paulo: alíquota, base e o que pode mudar

O Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação é estadual. Em São Paulo, é regido pela Lei 10.705/2000, que hoje prevê alíquota única de 4% sobre o valor dos bens transmitidos. A declaração é feita pela internet, no sistema da Secretaria da Fazenda, e o recolhimento deve acontecer antes da lavratura da escritura.

A base de cálculo merece cuidado. Para imóveis urbanos, a lei paulista toma como referência o valor venal usado no IPTU, mas o valor a declarar já foi objeto de disputa entre contribuintes e Fazenda. Vale checar o critério aceito no momento da declaração.

Há também uma mudança no horizonte. A Emenda Constitucional 132/2023, da reforma tributária, determinou que o ITCMD seja progressivo conforme o valor do quinhão, do legado ou da doação. Isso significa que a alíquota única de 4% tende a ser substituída por faixas. Como regra, aplica-se a lei em vigor na data do falecimento, por isso é preciso conferir qual regra valia em cada caso.

Prazo para abrir o inventário e a multa paulista

O art. 611 do CPC determina que o inventário seja instaurado em até 2 meses da abertura da sucessão, que acontece na data do óbito, e concluído nos 12 meses seguintes, com possibilidade de prorrogação.

Perder esse prazo não gera multa processual, mas pesa no bolso por causa do imposto. A lei paulista prevê que, se o inventário não for requerido em 60 dias do óbito, o ITCMD será calculado com multa de 10% do valor do imposto. Se o atraso passar de 180 dias, a multa sobe para 20%. Além disso, o imposto pago fora do prazo sofre juros. No inventário em cartório, vale confirmar com a Secretaria da Fazenda qual ato marca o início do procedimento para esse fim.

Exemplo hipotético: uma herança com ITCMD calculado em R$ 20.000. Se a família demora sete meses para dar início ao inventário, a multa de 20% acrescenta R$ 4.000 ao imposto, sem contar os juros. Por isso, mesmo quando o luto torna tudo mais difícil, vale reunir os documentos cedo.

Quando o caminho judicial ainda é necessário

A via extrajudicial é uma opção, não uma obrigação. O processo judicial continua sendo o caminho quando:

• há divergência entre herdeiros sobre bens, valores ou divisão;
• existe herdeiro menor ou incapaz e a partilha proposta não atende às condições da resolução, ou o Ministério Público não concorda;
• há testamento sem a autorização judicial para seguir no cartório;
• algum herdeiro está em local desconhecido ou não quer participar.

Quem já tem inventário judicial em andamento pode, se todos concordarem e os requisitos estiverem presentes, desistir do processo e concluir a partilha em cartório. Essa mudança precisa ser avaliada caso a caso, considerando custas já pagas e o estágio do processo.

Perguntas frequentes

Posso fazer o inventário extrajudicial em outra cidade?

Sim. A escolha do tabelionato de notas é livre, independentemente do último domicílio do falecido ou da localização dos bens.

Todos os herdeiros precisam ir ao cartório?

Todos precisam assinar a escritura, mas quem não puder comparecer pode ser representado por procuração pública com poderes específicos. Muitos cartórios também oferecem assinatura eletrônica pela plataforma e-Notariado.

Quanto tempo leva?

Depende da rapidez para reunir documentos e recolher o ITCMD. Com tudo em ordem, costuma ser mais rápido que o processo judicial, mas não há prazo fixo.

Se o falecido deixou só dinheiro no banco, preciso de inventário?

Em regra, sim. Para valores pequenos, pode haver alternativas, como o alvará judicial previsto na Lei 6.858/1980 para certas verbas. Vale conferir o caso concreto antes de decidir.

Em Campinas e região, o escritório acompanha famílias em inventários judiciais e extrajudiciais, com atenção aos prazos do ITCMD paulista e à documentação exigida pelos cartórios.